Att tänka på då man letar lokaler till sitt företag

Hur fungerar det egentligen att hyra en lokal för ett företag, vad ska man tänka på och vilka regler gäller? Kanske är du nyföretagare och ska börja leta efter din första lokal eller behöver du bara lite tips om hur man kan gå tillväga? De flesta företag byter inte lokaler särskilt ofta och därför är detta ett relativt okänt område. En flytt kommer på olika sätt att påverka ditt företag och en mängd faktorer spelar in för att ni ska få ut så mycket som möjligt av flytten. Till exempel gäller det att ha det helt klart för sig vilken typ av lokal du letar efter, vilken storlek på lokalen du vill hyra och vad den ska användas till. Kommer du att utöka verksamheten den närmaste framtiden är det troligen smartast att hyra en större lokal som ditt företag kan växa i. Har lokalens placering rent geografiskt en stor betydelse? Här ger vi några tips.

Innan du börjar leta – analysera företagets behov

Ju bättre förberedd du är innan du börjar leta desto smidigare kommer flytten att gå. Alla företag har olika behov och förutsättningar. Lokalen du letar efter ska inte bara passa den verksamhet som du bedriver, den ska också vara en arbetsplats där människor ska trivas. Genom att analysera dina behov innan du börjar leta kan du spara både tid och pengar.

Vilken typ av lokal letar du efter?

Kontorslokaler, butikslokaler eller lagerlokaler, det finns en mängd anpassade lokaltyper att välja bland. Innan du börjar leta bör du fundera på vilka utrymmen ifråga om kontor, förråd, lager, personalutrymmen och så vidare som du behöver. Tänk också på att det för en del verksamheter krävs att myndigheterna godkänt lokalen för den verksamhet som du har tänkt använda den till. Det kan till exempel handla om livsmedelsförsäljning och restauranger. För ett mindre eller ett nystartat företag som bara behöver kontorslokaler kanske ett kontorshotell är den smidigaste vägen att gå. Du hyr då ett eller flera rum och delar gemensamma utrymmen så som konferenslokaler med andra hyresgäster.

Välj rätt läge

När du letar efter ny lokal så kan det vara bra om läget för lokalen grundar sig i företagets affärsidé. Valet av läge kan avgöras av faktorer så som närhet till samarbetspartners eller leverantörer. Kanske är det närheten till en råvara, till transportleder eller en exklusiv adress för att skapa rätt profil åt företaget som avgör. Läget kan också vara viktigt för dig, och dina anställda, då det gäller att ta sig till och från jobbet. Du kanske får ta i beräkningen att det förekommer köer på morgnarna som gör att du ofta blir försenad.

En trevlig miljö är viktigt och kan skapa arbetsglädje bland dina anställda. När de trivs och mår bra har ditt företag möjlighet att utvecklas. Du behöver därför kanske även fundera på vilken service som finns i området där du letar, är det till exempel viktigt att det finns lunchrestauranger i närheten?

Ju längre ut från centrum som du sitter desto större behov av parkeringsplatser, både för kunder och personal, kommer du att ha. Ska du ha en butik behöver du också tänka på om kunderna finns i närheten, hur de tar sig till och från butiken, är de beredda att resa för att komma till dig, behöver du skyltläge?

Vad som är rätt läge är många gånger en kostnadsfråga. Ju mer centralt, desto högre hyra får man räkna med. Du kommer antagligen inte hitta något som är helt perfekt, utan får kompromissa med dina önskemål.

Att tänka på

  • Har ditt företag ett stort behov av att finnas nära kunder eller samarbetspartners?
  • Vilka konkurrensfördelar uppnår du om lokalen finns i ett visst område?
  • Vilka möjligheter till transporter och tillgänglighet behöver ditt företag?
  • Vilket behov av parkeringsplatser, för såväl kunder som anställda, behöver du?
  • Behöver du närhet till kollektivtrafik eller service så som butiker eller restauranger?
  • Är det viktigt att ditt företag finns i ett visst område av statusskäl?
  • Hur mycket är du beredd att betala?

Hur stor ska lokalen vara?

Hur stor lokal du behöver beror på din verksamhet. Den ska vara anpassad för vad du gör och vilka maskiner som du använder. Företag har olika behov och därför finns det inte några generella regler för hur många kvadratmeter som krävs per arbetsplats, men ett kontorsrum för en person kan sällan vara mindre än cirka 8-10 kvadratmeter. Om man räknar på kontorslokaler kan man räkna med ungefär 25 kvadratmeter per arbetsplats, inklusive utrymmen som mötesrum, förråd, personalrum med mera.

En lokal består ju vanligtvis av olika typer av ytor och rum. Så när du funderar över hur stor lokal du behöver, räkna inte bara per arbetsplats utan även på andra utrymmen som behövs till exempel mötesrum, lunchrum och förråd.

Att försöka trycka in många människor på en liten yta är sällan någon bra idé. Att sitta för trångt kan ge upphov till stress eftersom man på en mindre yta helt enkelt blir mer störd, till exempel av telefonsamtal, vilket gör att arbetet blir mindre effektivt.

Moderna kontorsfastigheter har vanligtvis öppen planlösning. Med öppen planslöning kan man mer effektivt utnyttja ytan än i en lokal med cellkontor.

Utgå från den befintliga budgeten

Läge och skick är ofta helt avgörande kostnaden. Så innan du börjar leta kan det vara bra att ha funderat igenom vad en riktigt bra lokal är värd för dig. Fundera noga på dina huvudsakliga krav och skriv därefter ner vilka önskemål du har, bortsett från kraven. Bestäm dig för hur mycket du vill betala innan du börjar titta efter lokal. Hyran är en kostnad som du ska betala, och du ska självklart ha tillräckliga intäkter för att kunna betala den. Tänk också på att det förutom hyra tillkommer andra kostnader som till exempel el, försäkringar och städning.

När du börjar leta lediga lokaler

När du har funderat igenom vad det är du letar efter, vad det får kosta och så vidare blir det mycket enklare att hitta något som passar. Idag börjar många med att leta lokal via nätet men självklart finns det andra sätt. Kanske har din nuvarande hyresvärd en lokal i den storlek och i det område där du letar. Näringslivskontoret i din kommun kan också vara ett sätt att börja leta. De kan kanske tipsa om hyresvärdar och har antagligen överblick över lokalmarknaden i din kommun.

När du tittar på lokalen

Då du har hittat en lokal som stämmer med dina önskemål ska du självklart titta på den. Det är ungefär samma sak som om du skulle titta på en bostad. Vilket intryck ger lokalen, ser den sliten ut eller är den nyligen renoverad? Om den är i behov av att renovering är det viktigt att veta om det är fastighetsägaren eller du som står för kostnaden. Upplever du att det finns störande ljud från gatan eller kanske från fläktsystemet? Fundera också igenom om du tror att dina anställda kommer att trivas. Har lokalen potential som gör att ditt företag kan utvecklas? Lokalen och dess utformning och läge m.m. kan vara en viktig del i ditt företags varumärke.

När du har bestämt dig

När du väl har bestämt dig för en lokal som du kan tänka dig att hyra, bör du noga läsa igenom hyreskontraktet. Känner du dig osäker kanske du ska ta hjälp av en jurist eller någon annan kunnig för bättre sätta dig in i exakt vad som gäller? När du läser igenom hyreskontraktet är det viktigt att det framgår vad som ingår i hyran till exempel el, vatten och värme.

Ett hyresavtal gäller tills vidare om annat inte har avtalats och vanligtvis är uppsägningstiden nio månader.

Vilka regler gäller?

När man ska hyra en lokal kan det finnas lite olika regler beroende på hyresvärd. Har du kommit så långt att du har varit och tittat på en lokal, har du säkert diskuterat de grundläggande frågorna med uthyraren. Generellt sett så brukar hyresvärden bedöma och kontrollera hyresgästen utifrån lite olika punkter till exempel:

  • Om verksamheten du har planerat bedriva är lämplig för lokalen och området där lokalen finns.
  • En del hyresvärdar vill kanske att man ska ha ett registrerat företag, aktiebolag, handelsbolag eller en enskild firma.
  • Sedvanlig kreditupplysning görs där hyresvärden stämmer av att hyresgästens kreditvärdighet är god. Alltså inga betalningsanmärkningar.
  • Innan man tar steget för att hyra lokal bör man också funderat på hur länge man har för avsikt att göra detta eftersom avtalstiden för att hyra lokal oftast brukar ligga omkring 3 år.
  • Är ditt företag nystartat? Då kanske hyresvärden begär en ekonomisk säkerhet, som en bankgaranti på sex månaders hyra eller en borgensman.
Sökhjälp