Aktivitetsbaserat arbetssätt – Mer än bara sänkta kostnader

Aktivitetsbaserade kontor blir ett alltmer välkänt begrepp med många förespråkare, men långt ifrån alla förstår egentligen innebörden av det. Tillsammans med Torbjörn Eriksson, VD och medgrundare av Tenant & Partner AB, reder Objektvision ut vad begreppen betyder och vad ett förändrat arbetssätt innebär.

– Aktivitetsbaserade kontor är inte en lokalfråga, konstaterar Eriksson, det är en strategisk ledningsfråga som kräver ett medvetet och målinriktat förändringsarbete kring bland annat kultur, arbetssätt och teknik. Det passar inte alla, men de som genomför hela processen har mycket att vinna, mycket mer än bara en lägre hyreskostnad.

Tidigare har vi planerat våra kontor med tre typmiljöer; den individuella arbetsplatsen, konferensrummet och pentryt. Vi kan dock konstatera att de flesta kontor idag inte är optimalt nyttjade. Mer än 50 procent av alla kontorsarbetsplatser står tomma vilket gör att kontoret ofta upplevs som öde. Samtidigt jobbar medarbetare hemma för att kunna arbeta ostört eftersom det kan vara svårt att hitta avskilda utrymmen. Många gånger saknar även kontor sociala mötesplatser som skapar förutsättningar för både planerat och oplanerat samarbete, något som är direkt kopplat till kunskaps- och kompetensöverföring. Aktivitetsbaserade kontor, även känt som exempelvis ABW, A2, New Ways of Work och Smart Work, har under det senaste decenniet visat sig vara ett framgångsrecept för många organisationer i Holland och Australien. Nu går trenden som en löpeld genom kontorssverige och Skandinavien.

Vad menas egentligen med aktivitetsbaserat?

– Idén är att kontorslokalerna planeras utifrån de aktiviteter medarbetarna utför under dagen, snarare än utifrån principen en medarbetare - ett skrivbord, säger Torbjörn Eriksson. I det aktivitetsbaserade kontoret finns inga, eller endast ett fåtal, personliga arbetsplatser, istället erbjuds medarbetarna en palett av miljöer som stödjer de arbetsuppgifter som utförs i lokalerna.

– Precis som hemma, där vi har olika rum för olika behov så ska även kontoret kunna stödja olika aktiviteter som anställda utför, fortsätter Eriksson. När den anställda under dagen byter arbetsuppgift ska hon eller han också ha möjlighet att kunna byta miljö till en som bättre passar just det aktuella behovet. Olika miljöer tar hänsyn till om arbetet som utförs exempelvis kräver hög koncentrationsnivå och en ostörd miljö, eller om en mindre grupp behöver arbeta tillsammans.

Varför är intresset plötsligt så stort för aktivitetsbaserade kontor?

– En av de positiva effekterna av aktivitetsbaserade kontor är en lägre lokalkostnad eftersom kontorsytorna utnyttjas mer effektivt. En grov generalisering kring vinsterna av ett klokt genomfört projekt innebär att ett företag kan sänka sina kostnader med upp till 30 procent. Samtidigt kommer organisationen att uppleva en högre effektivitet, nöjdare medarbetare och en ökad attraktivitet som arbetsgivare.

– Det handlar om att skapa en arbetsplats som stödjer organisationens verksamhet och som medarbetarna även upplever som utomordentligt bra.

Du säger alltså att det finns andra vinster att göra, utöver effektivt lokalnyttjande?

– Det finns ett klart samband mellan medarbetarnöjdhet och lönsamhet, konstaterar Eriksson. Enligt Great Place to Work, som analyserar medarbetarnöjdhet bland tio miljoner medarbetare i 6 000 företag världen över, presterar de företag som är placerade bland de ”100 bästa arbetsplatserna” år efter år tre gånger bättre resultat än de största aktieindexen.

– Lokalens planering och inredning är naturligtvis en faktor när det kommer till medarbetarnöjdhet. Men parametrar som ledarskap, företagskultur, arbetssätt och engagemang är också avgörande. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt-projekt kan, rätt genomfört, ta organisationen till nya höjder. Men det gäller att man inte hanterar projektet som ett vanligt lokalprojekt utan som ett utvecklingsprojekt och att projektet utgör en del av organisationens övergripande strategi, menar Torbjörn Eriksson.

Hur tar jag reda på om det här är något för min organisation?

– Det enklaste är att starta med ett kortare seminarium eller en workshop. För alla organisationer som inte varit igenom ett liknande projekt så är detta en lärande process. Det är viktigt att reda ut begreppen, visa på de bästa projekten och sätta fingret på framgångsfaktorer och fallgropar. Nyckeln är att hela den yttersta ledningen förstår möjligheterna och riskerna med en övergång till ett nytt arbetssätt.

Det här är ett ganska nytt fenomen – vilka är fallgroparna?

– Det man ska komma ihåg är att aktivitetsbaserade kontor är en av flera kontorsstrategier. För vissa organisationer kan det vara helt rätt medan det för andra kan vara helt fel, säger Eriksson. Vår syn är att detta inte är en standardlösning. Hela poängen är att planera kontoret utifrån den specifika organisationens behov. Gör man det kommer kontoret att stödja en ökad effektivitet och vara en lönsam investering ur många olika perspektiv.

– De flesta lyckas definiera och formulera målbilden. Problemet är dock att många hoppar över att reflektera över vad som faktiskt krävs för att ta organisationen från nuläget till det önskade läget. Vår bild är att den stora majoriteten av projekt utgår från fel premisser och genomförs felaktigt. Jag vill även påstå att de flesta misslyckade projekt är de där den enskilt största drivern är att sänka kostnaderna. Resultatet blir att projekten kapsejsar på vägen eller inte leder till de eftersträvade effekter och vinster organisationen hade tänkt sig.

Hur undviker vi fallgroparna?

– Jag anser att vi som rådgivare har ett stort ansvar att åskådliggöra konsekvenserna och de insatser som krävs, säger Eriksson och fortsätter, ibland kan denna kunskap leda till att målbilden måste justeras, men den är då i gengäld genuint förankrad i hela ledningen. Ett projekt med denna typ av förankring får en helt annan kvalitet och effekt än ett projekt med en ledning som går in med inställningen att ”det blir i alla fall billigare, och så mycket sämre än det är idag kan det ju inte bli”.

Kan du ge exempel på några projekt som genomförts framgångsrikt?

– Det finns en rad av svenska företag som på något sätt har, eller håller på att anpassa sina lokaler till att passa ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Några exempel är Vasakronan, Microsoft, Bisnode, Stora Enso och nu senast uppmärksammade Försäkringskassan, i och med deras flytt till Telefonplan, söder om Stockholm. Vi ser även nya arbetssätt som en tydlig strategi hos multinationella företag som Philips, Volvo och Shell, säger Eriksson.

– Att de stora och multinationella företagen implementerat ett aktivitetsbaserat arbetssätt tyder på att det här är en signifikant och bestående trend. Detta är dock inte något som bara fungerar för stora företag. Just nu driver vi på Tenant & Partner ett tjugotal projekt med aktivitetsbaserade inslag för kunder med 20 till 200 anställda. Aktivitetsbaserade kontor passar alla som vill, konstaterar Eriksson. Fördelen med en mindre organisation är att processen kan genomföras snabbare.

Och hur skiljer ni er då från alla andra aktörer på marknaden?

– Vi har drivit denna verksamhet i 20 år och har genomfört över 4 500 projekt åt över 1 000 kunder. Det gör att vi har en enorm erfarenhet av den här typen av förändringar. Med totalt 50 konsulter har vi en expert inom i stort sett varje område som kan bli aktuellt i denna typ av projekt. När vi för 15 år sedan gick från rumslösningar till öppna planlösningar genomgick branschen en liknande förändring. Vi var med redan då och kan nu förutse vilka problem och möjligheter som uppkommer längs en sådan här förändringsresa.
Torbjörn Eriksson, vd Tenant & Partner
För mer information eller kontakt, besök www.tenantandpartner.com

Sökhjälp